A Importância de um Sistema Eficaz de Gerenciamento de Licenças Ambientais

O gerenciamento de licenças ambientais é uma tarefa crucial para qualquer consultoria que atua nesse segmento, afinal não se trata somente da emissão de um documento, mas sim, de um acompanhamento mensal, semestral e anual de diferentes demandas relacionadas às questões ambientais previstas na Licença. Somente no último ano, a V8 Ambiental movimentou mais de 80 licenças, o que evidencia a necessidade de um sistema de gerenciamento eficiente e prático, que trabalhe junto com nossa equipe de biólogos, geólogos, topógrafos e consultores ambientais.

É aqui que entra a Ambisis, o sistema operacional que a V8 Ambiental escolheu para operacionalizar todas as demandas relacionadas a licenças e autorizações ambientais. Desde a sua implantação, foram diversas melhorias em atendimento ao cliente, na organização interna e de procedimentos padrão. Além disso, a aplicação Android facilitou o serviço realizado em campo, nas vistorias realizadas pela equipe de biólogos.

Licença emitida ✅ E agora?

Quando uma licença ou autorização ambiental é emitida, nosso cliente tem duas opções: continuar com a consultoria ambiental, ou fazer seu próprio gerenciamento. No primeiro caso, nosso cliente recebe sua Licença Ambiental para operar regularmente e conta com a consultoria da V8 Ambiental para realizar o monitoramento durante toda vigência. Esse atendimento é personalizado: cada empresa terá exigências específicas a cumprir, conforme consta nas condicionantes do documento emitido.

Já no segundo caso, ao receber sua licença, o cliente resolve encerrar a consultoria por tempo indeterminado – possivelmente até a renovação da mesma. O que observamos ao longo dos anos, é que muitas demandas ambientais não recebem a devida atenção, e, na maioria das vezes, acabam atrasando o processo de renovação ou gerando multas por não serem cumpridas. Além disso, regularmente as demandas precisam ser resolvidas por profissionais da área ambiental, que utilizam de sua expertise para orientar o processo.

Observação importante: aqui estamos falando de um caso onde não há responsabilidade técnica de acompanhamento durante a vigência do documento, seja na operação regular da empresa, seja na execução de PGRS ou outra ferramenta de gestão ambiental aplicada.

Para entendermos melhor esta dinâmica, podemos analisar a imagem a seguir, desenvolvida por nossa equipe, baseando-se, portanto, na experiência de mercado da V8 Ambiental. Observamos o ciclo que se reinicia após os 8 passos, que envolve a renovação do documento, e que é muito mais eficaz quando pode-se contar com um sistema de gerenciamento de licenças ambientais.

De quais formas nosso cliente é beneficiado pelo sistema de gerenciamento de licenças ambientais?

Para começar, todos os clientes da V8 Ambiental recebem relatórios periódicos de suas condicionantes a serem cumpridas nos prazos estabelecidos e são notificados com antecedência quando algum prazo importante se aproxima. Além disso, com o monitoramento automatizado, a segurança de sempre ter as demandas em dia, sem preocupações ou riscos de multas por esquecimento de prazos.

Quando o empreendedor ou gestor tem uma previsão de investimentos e ações necessários na área ambiental para os próximos meses, a execução destes serviços fica facilitada e são evitadas as chances de multas ou imprevistos no processo. O gerenciamento das licenças ambientais que executamos dentro do nosso escritório de consultoria, se integra à gestão da empresa que atendemos e, assim, as questões ambientais são mantidas atualizadas e regularizadas.

Como já mencionamos, cada empresa tem um atendimento personalizado, isso porque cada licença é elaborada de acordo com as condições e restrições de operação daquela atividade estabelecidas na legislação ambiental municipal e/ou estadual. Assim também são avaliadas as necessidades de atendimento de cada cliente, ou seja, quais serviços a V8 Ambiental irá prestar.

A Ferramenta ideal – sistema de gerenciamento de licenças ambientais

O sistema que utilizamos, como mencionamos, é a Ambisis: uma solução que oferece diversas funcionalidades para facilitar o trabalho das consultorias ambientais. Ali inserimos os dados de nossos clientes, das empresas e empreendimentos, adicionamos os protocolos, os ofícios e as licenças ambientais, uma vez que sã emitidas. Agregamos todas as codicionantes, informando os prazos, e o próprio sistema gera as datas de aviso, isto é, quando seremos notificados da proximidade destes prazos.

Diariamente recebemos um e-mail que contém o relatório diário das tarefas cumpridas no dia anterior, dos prazos a vencer, dos prazos já vencidos, das atividades em andamento, entre outras. Entre os dados destacados no nosso dashboard hoje, por exemplo, temos:

• Licenças: 83 licenças ativas, com nenhuma vencendo no mês atual.
• Condicionantes: 244 condicionantes, com 6 entregas previstas para este mês.
• Projetos: 57 projetos em andamento, com 16 tarefas previstas para este mês.

Esses dados mostram a amplitude e a complexidade das operações que gerenciamos diariamente. O Ambisis nos permite acompanhar o status de cada licença e condicionante, garantindo que nenhuma etapa seja negligenciada. Abaixo, veja um dos gráficos que são apresentados no nosso Dashboard.

Benefícios do Sistema de Gerenciamento de Licenças Ambientais

1. Automatização dos Processos: Redução do tempo gasto em tarefas manuais e aumento da eficiência operacional.
2. Monitoramento Contínuo: Acompanhamento em tempo real do status das licenças e condicionantes, evitando vencimentos e penalidades.
3. Centralização das Informações: Todos os dados relevantes estão disponíveis em um único local, facilitando o acesso e a gestão.
4. Relatórios e Indicadores: Geração de relatórios detalhados que ajudam na tomada de decisões estratégicas.

Para exemplificar: case de cliente ativo com 3 filiais administradas pela V8 Ambiental

Atendemos diversos segmentos da economia: comércios, serviços, indústrias, construtoras, incorporadoras. Dentre nossos clientes, queremos apresentar o case de um empreendedor que gerencia matriz e filiais em diferentes cidades – das quais três já estão incluídas no portfólio da nossa consultoria ambiental. A seguir, descrevemos as etapas de atendimento no licenciamento e regularização das unidades referidas:

1. Abertura de protocolo e acompanhamento até a emissão: depois de juntar todos os documentos e informações necessárias, encaminhamos a solicitação de renovação ou de regularização à Secretaria do Meio Ambiente, gerando um protocolo de atendimento que foi monitorado por nossa equipe;
2. Licença Emitida ✅ todos os dados são inseridos no sistema de gerenciamento de licenças ambientais: data de emissão, prazo para renovação, data de vencimento, condicionantes de instalação da placa de licenciamento, de elaboração de planilhas de resíduos, de apresentação semestral/anual das planilhas, cadastros MTR e demais condições e restrições que a atividade apresentar;
3. Relatórios Periódicos enviados ao gestor: encaminhamos o relatório das condicionantes da licença após sua emissão e a cada semestre para atualizar informações do andamento da consultoria.
4. Manutenção da Central de Resíduos: ao implantar a central de resíduos, é necessário que seja mantida organizada e em bom uso;
5. Treinamento de equipe para gestão adequada de resíduos: momento de conversa com a equipe de colaboradores, orientando sobre o manejo adequado de todos os tipos de resíduos gerados na empresa, inserindo as boas práticas e a desenvolvendo a responsabilidade ambiental na equipe;
6. Gestão do sistema de geração de MTR: cadastro técnico e monitoramento do sistema MTR-FEPAM, incluindo a emissão das MTR’s, DMR’s e relatórios.
7. Elaboração das planilhas de resíduos mensais: juntada de todos comrpovantes de destinação de resíduos (certificados de coleta, MTR, NF) e controle da geração de resíduos na empresa mês a mês;
8. Apresentação Semestral das planilhas: encaminhamento das planilhas mensais de resíduos a cada semestre, comprovando a destinação correta dos mesmos;
9. Gestão dos sistemas de limpeza de equipamentos internos da atividade: elaboração de planilhas e acompanhamento do preenchimento das planihas, conforme solicitado na licença.
10. Renovação da Licença Ambiental: dentro do prazo seguro, iniciamos o processo de licenciamento para solicitar a renovação da Licença.

Como podemos observar, são muitas as tarefas relacionadas à gestão de uma licença ambiental. Com um sistema seguro de gerenciamento de licenças ambientais, a execução do processo é facilitada. Quando uma empresa pode contar com uma consultoria ambiental parceira para gerenciar todos esses detalhes e outras situações que ocorrem, existe segurança e praticidade para manter a Licença Ambiental em dia. Confira mais detalhes deste seviço completo da V8 Ambiental no post “Acompanhamento de Emissão de Licença”.

Conclusão

O gerenciamento de licenças ambientais é vital para o sucesso das consultorias ambientais. Ferramentas como a Ambisis não só simplificam esse processo, mas também garantem um monitoramento contínuo e uma gestão integrada. Com mais de 80 licenças movimentadas no último ano, é claro que um sistema robusto e confiável é indispensável para manter a eficiência e a conformidade dos projetos.

Utilizar um sistema de gerenciamento de documentos ambientais permite que nossa consultoria entregue não apenas licenças emitidas, mas também um serviço completo de monitoramento e gestão, proporcionando tranquilidade e segurança aos nossos clientes. O resultado é um processo mais eficiente, seguro e em conformidade com as exigências legais, beneficiando tanto a consultoria quanto os empreendimentos atendidos.